Polityka prywatności

FUNDACJI YOU PLAN CULTURE

Niniejsza Polityka prywatności opisuje ogólne zasady przetwarzania danych osobowych przez Fundację You Plan Culture w związku z jej działalnością statutową i organizacyjną, w tym prowadzeniem strony internetowej, komunikacją, rekrutacją do projektów oraz organizacją warsztatów, szkoleń i wydarzeń.

1. Administrator danych osobowych

Administratorem danych osobowych jest Fundacja You Plan Culture z siedzibą w Gdyni, ul. Stankiewicza 44/2, Gdynia, wpisana do Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000770988, NIP 9562346754, REGON 382597772 (dalej: „Fundacja” lub „Administrator”).

W sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych można skontaktować się z Fundacją pod adresem e-mail: youplanculture@gmail.com.

Koordynację spraw związanych z ochroną danych osobowych powierzono Mai Jowicie Giętkowskiej, Prezes Zarządu Fundacji.

2. Zakres i źródła danych

Fundacja przetwarza dane osobowe w zakresie niezbędnym do prowadzenia działalności statutowej i organizacyjnej. Dane mogą pochodzić bezpośrednio od osoby, której dotyczą, od jej rodzica lub opiekuna prawnego, od podmiotu kierującego lub współpracującego przy projekcie albo z innych źródeł – jeżeli jest to zgodne z prawem.

W zależności od rodzaju kontaktu lub projektu mogą być przetwarzane w szczególności:

• dane identyfikacyjne i kontaktowe, np. imię, nazwisko, adres e-mail, numer telefonu;
• dane dotyczące zgłoszenia, rekrutacji i udziału w warsztatach, szkoleniach, wydarzeniach lub projektach;
• dane rodzica lub opiekuna oraz dane dziecka – w zakresie niezbędnym do organizacji udziału osoby małoletniej;
• dane związane z umowami, współpracą, rozliczeniami i dokumentacją księgową;
• dane utrwalone w korespondencji, zdjęciach, nagraniach lub wypowiedziach – jeżeli są przetwarzane w związku z konkretnym działaniem Fundacji;
• inne informacje przekazane Fundacji, jeżeli są niezbędne do realizacji określonego celu.

Fundacja nie wymaga podawania numeru PESEL, danych dokumentu tożsamości ani danych dotyczących zdrowia „na wszelki wypadek”. Dane szczególnych kategorii, w tym dane o zdrowiu lub niepełnosprawności, są zbierane wyłącznie wtedy, gdy są rzeczywiście niezbędne i istnieje odpowiednia podstawa prawna.

3. Cele i podstawy prawne przetwarzania

Fundacja określa podstawę prawną odrębnie dla konkretnego celu i procesu. W zależności od okoliczności dane mogą być przetwarzane na podstawie:

• art. 6 ust. 1 lit. b RODO – gdy przetwarzanie jest niezbędne do podjęcia działań przed zawarciem umowy lub do wykonania umowy, np. w związku z udziałem w określonym projekcie albo współpracą;
• art. 6 ust. 1 lit. c RODO – gdy przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na Fundacji, np. w zakresie dokumentacji księgowej i podatkowej;
• art. 6 ust. 1 lit. f RODO – gdy przetwarzanie jest niezbędne do realizacji prawnie uzasadnionych interesów Fundacji lub strony trzeciej, np. prowadzenia korespondencji, organizacji działalności, ustalania lub obrony roszczeń, z uwzględnieniem praw i wolności osoby;
• art. 6 ust. 1 lit. a RODO – gdy osoba wyraziła zgodę na określony cel, np. w zakresie, w jakim zgoda jest właściwą podstawą wykorzystania danych lub publikacji materiałów;
• art. 9 ust. 2 RODO – w odpowiednim przypadku, gdy przetwarzane są dane szczególnych kategorii; zastosowanie tej podstawy wymaga również właściwej podstawy z art. 6 RODO.

Szczegółowy cel, podstawa prawna, zakres danych, odbiorcy i okres przechowywania są każdorazowo doprecyzowywane w klauzuli informacyjnej właściwej dla danego formularza, naboru, wydarzenia, umowy lub projektu.

4. Projekty, warsztaty, wydarzenia i udział osób małoletnich

W związku z organizacją warsztatów, szkoleń, wydarzeń, mobilności międzynarodowych i projektów grantowych Fundacja może przetwarzać dane uczestników, osób zgłaszających, rodziców lub opiekunów, prowadzących, trenerów, wolontariuszy, wykonawców oraz innych osób zaangażowanych w projekt.

Dane są wykorzystywane w zakresie niezbędnym do przeprowadzenia rekrutacji, kontaktu, organizacji i realizacji działań, zapewnienia bezpieczeństwa uczestników, dokumentowania przebiegu projektu oraz rozliczenia i sprawozdawczości – stosownie do zasad konkretnego projektu i wymagań grantodawcy.

W przypadku udziału dzieci i młodzieży Fundacja ustala, jakie dane dziecka oraz rodzica lub opiekuna są niezbędne, kto dokonuje zgłoszenia i kto powinien mieć dostęp do informacji. Dane dzieci są przetwarzane z uwzględnieniem ich bezpieczeństwa, prywatności, wieku i dobra. Niniejsza Polityka nie zastępuje odrębnych standardów ochrony małoletnich.

5. Zdjęcia, nagrania i wizerunek

Podczas wybranych działań Fundacji mogą być wykonywane zdjęcia, nagrania wideo lub audio oraz utrwalane wypowiedzi uczestników. Dokumentowanie wydarzenia i przetwarzanie danych w tym zakresie wymaga każdorazowego ustalenia właściwego celu i podstawy prawnej.

Rozpowszechnianie wizerunku – w szczególności na stronie internetowej Fundacji, jej profilach w mediach społecznościowych lub w materiałach promocyjnych – jest odrębną kwestią od samego utrwalania materiału i odbywa się z poszanowaniem przepisów, w tym art. 81 ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych. Jeżeli wymagana jest zgoda, jest ona dobrowolna, konkretna i oddzielona od zgłoszenia lub rekrutacji. Odmowa jej udzielenia co do zasady nie pozbawia możliwości udziału w zajęciach.

W przypadku materiałów przedstawiających osoby małoletnie Fundacja kieruje się w szczególności ich bezpieczeństwem i prywatnością. Co do zasady nie publikuje list uczestników, danych kontaktowych, informacji o zdrowiu ani identyfikatorów, które mogłyby niepotrzebnie ujawniać informacje o dziecku.

6. Strona internetowa, formularze i media społecznościowe

Fundacja może przetwarzać dane osób odwiedzających jej stronę internetową, korzystających z udostępnionych formularzy oraz kontaktujących się za pośrednictwem poczty elektronicznej lub profili Fundacji w mediach społecznościowych. Zakres danych zależy od funkcji, z której korzysta dana osoba i informacji, które sama przekazuje.

Dane przekazane w korespondencji są wykorzystywane w celu obsługi wiadomości, udzielenia odpowiedzi i prowadzenia dalszej komunikacji związanej ze sprawą. Dane z formularzy są wykorzystywane zgodnie z celem konkretnego formularza, naboru lub projektu. Formularz powinien zawierać albo wskazywać właściwą klauzulę informacyjną.

Korzystanie z profili Fundacji w serwisach społecznościowych wiąże się również z zasadami prywatności i warunkami świadczenia usług przez operatorów tych serwisów. Operatorzy mogą przetwarzać dane użytkowników na zasadach określonych we własnych dokumentach. W zależności od konkretnej funkcji i sposobu korzystania z serwisu role Fundacji i operatora mogą się różnić.

Informacje dotyczące plików cookies, podobnych technologii oraz ewentualnych narzędzi analitycznych lub marketingowych powinny odpowiadać faktycznej konfiguracji strony. Jeżeli takie technologie są stosowane, szczegółowe informacje o ich rodzajach, celach i sposobie zarządzania zgodami są udostępniane użytkownikom w odpowiednim komunikacie lub ustawieniach prywatności strony.

7. Odbiorcy danych

Dane mogą być udostępniane lub powierzane wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji określonych celów. W zależności od konkretnego procesu odbiorcami mogą być w szczególności:

• partnerzy i współorganizatorzy projektów – jeżeli uczestniczą w ich realizacji i mają uzasadniony dostęp do danych;
• grantodawcy lub instytucje finansujące – w zakresie wymaganym zasadami finansowania i rozliczenia projektu;
• biuro rachunkowe, doradcy i podmioty obsługujące Fundację – w zakresie niezbędnym do wykonania powierzonych zadań;
• dostawcy usług IT, poczty elektronicznej, hostingu, formularzy lub przechowywania danych – jeżeli są wykorzystywani przez Fundację;
• uprawnione organy publiczne – gdy obowiązek udostępnienia danych wynika z przepisów prawa.

Przed przekazaniem danych Fundacja ustala rolę danego podmiotu: odrębnego administratora, współadministratora lub podmiotu przetwarzającego. Jeżeli dostawca przetwarza dane w imieniu Fundacji, Fundacja zapewnia odpowiednie warunki powierzenia przetwarzania zgodnie z art. 28 RODO.

8. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

W związku z korzystaniem z usług dostawców technologicznych lub serwisów internetowych może wystąpić przekazywanie danych do państw spoza Europejskiego Obszaru Gospodarczego albo dostęp do danych z takich państw. W każdym przypadku, w którym taki transfer ma miejsce, Fundacja powinna zapewnić wymaganą przez RODO podstawę i odpowiednie zabezpieczenia, a informacje dotyczące konkretnego transferu są przekazywane w klauzuli właściwej dla danego procesu.

9. Okres przechowywania danych

Fundacja przechowuje dane przez okres nie dłuższy, niż jest to niezbędne do realizacji celu, dla którego zostały zebrane, z uwzględnieniem obowiązków prawnych, zasad danego projektu, umów i zobowiązań grantowych.

Okres przechowywania jest ustalany odrębnie dla poszczególnych kategorii danych, w szczególności:

• dane związane z udziałem w projekcie – przez czas niezbędny do jego realizacji, rozliczenia i udokumentowania, zgodnie z wymaganiami danego projektu;
• dokumentacja księgowa i podatkowa – przez okres wynikający z właściwych przepisów;
• korespondencja – przez czas potrzebny do obsługi sprawy, a następnie przez okres uzasadniony ewentualną potrzebą wykazania przebiegu kontaktu lub obrony roszczeń;
• dane przetwarzane na podstawie zgody – do czasu realizacji celu, na jaki zgoda została udzielona, albo jej wcześniejszego wycofania, z zastrzeżeniem danych, które muszą być dalej przechowywane na innej podstawie prawnej;
• materiały zawierające wizerunek – zgodnie z celem i zakresem udzielonego zezwolenia lub zgody oraz zasadami właściwymi dla danego projektu.

Po upływie właściwego okresu dane są usuwane lub anonimizowane, z uwzględnieniem kopii i udostępnień oraz obowiązków prawnych Fundacji.

10. Prawa osób, których dane dotyczą

Osobie, której dane dotyczą, przysługują – w przypadkach i na zasadach określonych w RODO – następujące prawa:

• prawo dostępu do danych oraz uzyskania ich kopii;
• prawo żądania sprostowania danych;
• prawo żądania usunięcia danych;
• prawo żądania ograniczenia przetwarzania;
• prawo do przenoszenia danych – jeżeli spełnione są warunki określone w RODO;
• prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie             – z przyczyn związanych ze szczególną sytuacją osoby;
• prawo wycofania zgody w dowolnym momencie, jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody; wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.

Aby skorzystać z praw, należy skontaktować się z Fundacją pod adresem: youplanculture@gmail.com. Fundacja odpowiada na żądania bez zbędnej zwłoki, co do zasady w terminie miesiąca od ich otrzymania. W przypadkach przewidzianych w RODO termin może zostać przedłużony o kolejne dwa miesiące, z poinformowaniem osoby o przyczynach opóźnienia.

Osobie, której dane dotyczą, przysługuje również prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, jeżeli uzna, że przetwarzanie jej danych narusza przepisy RODO.

11. Czy podanie danych jest obowiązkowe?

Podanie danych może być dobrowolne albo niezbędne do obsługi konkretnej sprawy, zawarcia lub wykonania umowy, udziału w projekcie albo wypełnienia obowiązku prawnego. Zakres wymaganych danych i konsekwencje ich niepodania zależą od konkretnego formularza, naboru, wydarzenia lub umowy i są wskazywane w informacji przekazywanej przy zbieraniu danych.

12. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji i profilowanie

Informacje o ewentualnym zautomatyzowanym podejmowaniu decyzji lub profilowaniu, w tym o zasadach i przewidywanych konsekwencjach takiego przetwarzania, są przekazywane osobie, której dane dotyczą, jeżeli takie działania występują w ramach konkretnego procesu. Fundacja nie powinna wykorzystywać danych w taki sposób bez uprzedniego ustalenia podstawy prawnej i spełnienia obowiązków informacyjnych wynikających z RODO.

13. Bezpieczeństwo danych

Fundacja stosuje środki organizacyjne i techniczne odpowiednie do ryzyka naruszenia praw i wolności osób fizycznych. Obejmują one w szczególności indywidualne konta użytkowników, mocne hasła, uwierzytelnianie wieloskładnikowe – gdy jest dostępne, blokowanie urządzeń, aktualizacje oprogramowania, ograniczanie uprawnień dostępu, bezpieczne przechowywanie dokumentacji papierowej oraz wykonywanie kopii zapasowych ważnych danych.

Dostęp do danych jest przyznawany wyłącznie osobom, które potrzebują go do wykonywania swoich zadań. Osoby dopuszczone do danych są zobowiązane do zachowania poufności, również po zakończeniu współpracy z Fundacją.

14. Zmiany Polityki prywatności

Fundacja może aktualizować niniejszą Politykę w szczególności w przypadku zmian przepisów prawa, sposobów przetwarzania danych, wykorzystywanych narzędzi lub zakresu prowadzonej działalności. Aktualna wersja Polityki jest publikowana na stronie internetowej Fundacji.

Podstawa prawna: rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (RODO), ustawa z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych oraz – w zakresie rozpowszechniania wizerunku – art. 81 ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych.